キャリアアップ2017.10.06

オフィスワーク未経験者に朗報!これだけ覚えれば大丈夫。適切な電話マナーまとめ

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最近オフィスワークに興味がある方。

電話マナーは大丈夫でしょうか?

今回は、ビジネスマナーにおいて意外と見落としがちな「電話マナー」について紹介させていただきます!


というのも、電話は企業の顔であり、相手に与える第一印象が「声の話し方や言葉遣い」だけで大きく変わるもの。ちょっとした心遣い1つで、相手に好印象を与えることができ、企業のサービス向上に貢献することができます。

もちらん企業の人事担当者も、こういった魅力的な話し方のできる方を起用したいものです。

昨今はEメールやSNSなどのインターネットを介したサービスが普及し、大抵の方はあまり電話をする機会が無いかと思います。しかし、ビジネスでは早急に確認したい事項がある時、スムーズに相互通行で通じ合えるコミュニケーション手段として今でも重要な手段の一つです!

今まで電話対応で不安を抱えている方も、これからご紹介する5つのポイントを覚えるだけで簡単に魅力的な話し方を身に付けることができます。これらは事務職に限らず、他の仕事でも必須のスキルなので是非この機会に覚えておきましょう。



その1:電話に出る時の「もしもし」は言わない

普段電話に出る時に口にする「もしもし」。これは「申し上げます、申し上げます。」を略したもので、若者言葉として一般的に使われているそうです。ビジネスでは若者言葉を安易に使うと「話し相手を見下している」という見方をされることもあります。
そのため、失礼にならないよう「はい、○○株式会社でございます。」「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます。」というように、他のクッション言葉で代用して電話に出ることが一般的です。
また、電話に出る際は普段よりも一歩高めの声で話すようにすると相手も聞き取りやすくなります。


その2:電話は基本3コール以内で!3コール過ぎたら「お待たせしました」

一般的に電話はコール音が3回以上になると待たされていると感じ始めます。ビジネスの場ではそれが大事な商談だった場合、電話に出ないだけで相手に多大な損害を与えてしまう恐れがあります。相手の心証を壊さないためにも、極力3コール以内で出るようにしましょう。
もしやむを得ず間に合わなかった場合は、「お待たせしました」など、お詫びの言葉を必ず一言添えましょう。


その3:相手の話し方を咎めるような言葉を使わない

電話中、相手の声が小さくて聞き取れなかった場合でも、それを直接「よく聞こえません。」と相手に伝えてしまうことは、ビジネスでは許されません(相手の声のせいだと責めて、失礼になってしまうから)。なので、その場合は電話機のせいだと考え、「申し訳ございません、少々お電話が遠いようでございます。」などと、お詫びを挟みながら伝えるようにしましょう。
ただし、相手が早口で話していてこちらが上手く聞き取れなかった場合は、「申し訳ございません、もう一度〜をお願いします。」と素直にその件を伝えるようにしましょう。


その4:たかが電話と考えず、姿勢良く対応しましょう

話している間の姿勢や態度は声にも表れやすいものです。相手の顔が見えないからと言って足を組んだり、嫌そうな表情を浮かべないように気を付けましょう。目の前に目的の相手がいると考えながら、口角を上げて声のトーンを高めにして話すことで、感情が豊かになり相手に良い印象を残しやすくなります。また、電話に限ったことではないですが、会話の際には、相手の言葉にかぶせて話したりしないよう注意しましょう。


その5:電話は原則かけた側が切る

電話は基本的にはかけた側が切ります。その際、フックを指でゆっくり押してから受話器を置くなど、「ガシャン」と切らないように気をつけましょう。
ただし、相手が営業先やお客様(こちらが注文を受ける側)、目上の人の場合や、お詫びの電話に関しては、相手が電話を切るのを待ってからこちらが電話を切るように心がけたほうが好印象です。



いかがでしたか?このようにビジネスでの電話は、プライベートの電話とは異なり、ちょっとした対応の違いで相手へ与える印象の差が大きくなるので、はっきりと区別できるよう心がけてみてください。


これからオフィスワークにチャレンジする皆さんは是非参考にしていただけると嬉しいです。

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